Registres obligatoires en entreprise : lesquels tenir

Les registres obligatoires en entreprise sont ce que l’inspection du travail demande en premier, parce qu’ils se vérifient en trois minutes. Le registre unique du personnel, le registre de sécurité, le registre spécial des dangers graves et imminents : chacun répond à une question précise, et leur absence se constate immédiatement.

Voici lesquels tenir, ce qu’ils doivent contenir, et comment les regrouper sans se compliquer la vie.

Registres obligatoires en entreprise : le tableau récapitulatif

Registre	À partir de	Ce qu’il prouve
Registre unique du personnel	1 salarié	Qui travaille ou a travaillé chez vous, et à quel titre
Registre de sécurité	Selon les équipements et locaux	Que les vérifications périodiques ont été faites
Registre des dangers graves et imminents	Présence d’un CSE	Que les alertes ont été consignées et traitées
Registre des accidents bénins	Facultatif	Les soins sans arrêt, utiles en cas d’aggravation
Observations et mises en demeure	1 salarié	Les suites données aux constats de l’inspection

Le registre unique du personnel

Obligatoire dès le premier salarié, il recense dans l’ordre des embauches toutes les personnes qui travaillent dans l’établissement, et les mentions ne s’effacent jamais : on ajoute la date de sortie, on ne supprime pas la ligne.

Pour chaque personne : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie. Avec des mentions particulières pour :

• les salariés à temps partiel et les contrats à durée déterminée ;
• les travailleurs temporaires, avec le nom de l’entreprise de travail temporaire ;
• les stagiaires, inscrits dans une partie spécifique ;
• les travailleurs mis à disposition par une entreprise extérieure.

Il se conserve cinq ans à compter de la date de départ du salarié, et se tient par établissement.

Le registre de sécurité, celui qu’on ne trouve jamais

Ce n’est pas un document unique standardisé, mais l’endroit où sont consignés les rapports et la trace des vérifications périodiques obligatoires. C’est le plus souvent celui qui manque, ou qui existe en trois exemplaires incomplets répartis entre l’atelier, le bureau du responsable et le classeur du prestataire.

Ce qui s’y consigne	Périodicité courante
Installations électriques	Annuelle
Extincteurs et moyens de secours	Annuelle
Systèmes de désenfumage et alarmes	Selon l’équipement
Appareils de levage et équipements de travail	Semestrielle ou annuelle selon l’usage
Portes et portails automatiques	Semestrielle
Exercices d’évacuation	Tous les 6 mois

Les périodicités dépendent de l’équipement et de son usage : c’est la notice du fabricant et la réglementation applicable qui font foi. Le principe reste le même partout : une vérification non tracée n’a pas eu lieu. Voir aussi le calendrier des formations obligatoires, qui obéit à la même logique.

Le registre spécial des dangers graves et imminents

Il est ouvert dès qu’il existe un CSE, tenu sous la responsabilité de l’employeur et à la disposition des représentants du personnel. Chaque alerte d’un élu y est consignée, datée et signée, avec les postes concernés, la nature du danger et les suites données.

C’est un registre à pages numérotées, distinct de tout autre. Il fait l’objet d’un article dédié : voir danger grave et imminent, l’alerte du CSE et le registre.

Le registre des accidents bénins

Facultatif, et pourtant l’un des plus utiles. Un soin sans arrêt de travail qui n’est consigné nulle part devient impossible à rattacher au travail si la lésion s’aggrave six mois plus tard.

L’employeur peut tenir un registre des accidents du travail bénins, c’est-à-dire n’ayant entraîné ni arrêt de travail ni soins médicaux donnant lieu à une prise en charge, sous réserve d’en informer sa caisse. Chaque inscription mentionne la victime, la date, le lieu, les circonstances et la nature des lésions, avec la signature de la victime.

Attention : ce registre ne dispense pas de déclarer un accident dès lors qu’il dépasse ce cadre.

Peut-on tout regrouper ?

Oui, et c’est même prévu par le Code du travail : l’employeur peut réunir sur un support unique les informations et données issues des documents et registres qu’il doit tenir. Deux conditions pratiques :

1. Chaque information reste identifiable et consultable par ceux qui y ont droit, sans leur donner accès au reste.
2. La conservation est assurée : durée légale respectée, données non modifiables rétroactivement, restitution possible en cas de contrôle.

Le support dématérialisé est admis, à condition de garantir ces deux points. Une feuille de calcul partagée que tout le monde peut réécrire ne les garantit ni l’un ni l’autre.

Ce que le contrôle regarde vraiment

• Le registre unique du personnel existe et est à jour, y compris pour les intérimaires et les stagiaires.
• Les vérifications périodiques ont une trace datée et les réserves ont été levées.
• Le registre des dangers graves et imminents est ouvert, même vide.
• Les mentions ne sont ni raturées ni supprimées.
• Le lien est fait avec le document unique : un risque évalué, une vérification tracée, une action datée.

Questions fréquentes

Sources officielles

Cet article s’appuie sur les textes cités au fil de la page (articles L1221-13 et D1221-23 et suivants, L4711-1 à L4711-5, D4711-1, D4132-1 et suivants, R4226-14 et suivants, R4323-22 et suivants du Code du travail, article L441-4 du Code de la sécurité sociale) et sur les ressources publiques ci-dessous. La réglementation évolue : vérifiez toujours l’information à jour.

• Service-Public – Registres obligatoires d’une société
• Légifrance – Documents et affichages obligatoires (L4711-1 et suivants)
• INRS – Évaluation des risques professionnels

À retenir

• Registre unique du personnel dès le premier salarié, conservé 5 ans après le départ.
• Une vérification non tracée n’a pas eu lieu.
• Le registre des dangers graves et imminents doit être ouvert, même vide.
• Les accidents bénins méritent d’être consignés, même si c’est facultatif.
• Le regroupement sur support unique est autorisé, y compris numérique.